Sauf dans certaines hypothèses, la loi oblige tout employeur en Afrique à tenir un registre de personnel qui retrace les informations sur chacun de ses salariés. Qu’il s’agisse d’une grande entreprise, d’une PME ou encore d’un TPE, la règle est la même. Cependant, force est de constater qu’ au-delà de cette obligation légale, la tenue de ce registre est une manière de faciliter la gestion du personnel
Le registre du personnel : une obligation légale
Dès l’instant que vous recrutez un nouveau salarié, ou lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, vous devez, en tant qu’employeur, pensez à remplir le registre suivi du personnel. Cette obligation de tenue d’un registre est prévue par la loi qui prévoit également des sanctions sévères pour toutes les entreprises qui s’abstiendront de le faire. L’idée est d’apporter des éléments d’information clairs, précis, mis à jour et consultables sur les mouvements du personnel. La loi prévoit également que la protection des données ou des informations sur les salariés doit se faire dans les meilleures conditions possibles. Ces données doivent également être intégrées dans tous les processus de traitement des salariés.
Un outil de suivi aux multiples usages et à long terme
Le registre du personnel est un élément incontournable, dans le cadre de la gestion du personnel. Il permet de retracer sans cesse le mouvement du personnel et les moindres changements liés à sa situation juridique. De plus, en cas de contrôle ou de conflits, ce document peut servir d’outil de preuve pour l’entreprise. Il peut être consulté par les inspecteurs du travail et les représentants du personnel comme le comité d’entreprise, les délégués du personnel ou les représentants syndicaux. Quel que soit le logiciel de paie utilisé par l’entreprise, le registre du personnel doit toujours être conservé pendant au moins cinq ans. Ce délai prend effet à partir de la date de départ d’un salarié. Ou, comme le même registre contient des informations concernant plusieurs salariés, le registre aura ainsi une durée d’utilisation prolongée.
Quid de la nature du registre du personnel ?
Il faut retenir qu’en la matière, la loi est relativement souple car, elle n’impose, en la pratique, aucune canevas ou de model de registre du personnel. Toutefois, quelques éléments doivent être pris en compte pour permettre un meilleur suivi du personnel : nom, prénom, nationalité, emploi occupé, qualification, date d’embauchage, date de débauchage, les événements postérieurs à l’embauche, autorisation de travail , nature du contrat (CDD, CDI, Contrat d’apprentissage, Contrat saisonnier, Contrat de travail à temps partiel, etc.).
Focus sur le cas des stagiaires…