Quelle est l’utilité des registres de suivi en Afrique?

Suivi en Afrique

Sauf dans certaines hypothèses, la loi oblige tout employeur en Afrique à tenir un registre de personnel qui retrace les informations sur chacun de ses salariés. Qu’il s’agisse d’une grande entreprise, d’une PME ou encore d’un TPE, la règle est la même.  Cependant, force est de constater qu’ au-delà de cette obligation légale, la tenue de ce registre est une manière de faciliter la gestion du personnel

 

Le registre du personnel : une obligation légale

 

Dès l’instant que vous recrutez un nouveau salarié, ou lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, vous devez, en tant qu’employeur, pensez à remplir le registre suivi du personnel.  Cette obligation de tenue d’un registre est prévue par la loi qui prévoit également des sanctions sévères pour toutes les entreprises qui s’abstiendront de le faire. L’idée est d’apporter des éléments d’information clairs, précis, mis à jour et consultables sur les mouvements du personnel. La loi prévoit également que la protection des données ou des informations sur les salariés doit se faire dans les meilleures conditions possibles. Ces données doivent également être intégrées dans tous les processus de traitement des salariés.

 

Un outil de suivi aux multiples usages et à long terme

 

Le registre du personnel est un élément incontournable, dans le cadre de la gestion de personnel. Il permet de retracer continuellement le mouvement du personnel et les moindres changements liés à sa situation juridique. De plus, en cas de contrôle ou de conflits, ce document peut servir d’outil de preuve pour l’entreprise. Il peut être consulté par les inspecteurs du travail et les représentants du personnel comme le comité d’entreprise, les délégués du personnel ou les représentants syndicaux. Quel que soit le logiciel de paie utilisé par l’entreprise, le registre du personnel doit toujours être conservé pendant au moins cinq ans. Ce délai prend effet à partir de la date de départ d’un salarié. Or, comme le même registre contient des informations concernant plusieurs salariés, le registre aura ainsi une durée d’usage prolongée.

 

Quid de la nature du registre du personnel? 

 

Il faut retenir qu’en la matière, la loi est relativement souple car, elle n’impose, en la pratique, aucun canevas ou de modèle de registre du personnel. Toutefois, quelques éléments doivent t’être pris en compte pour permettre un meilleur suivi du personnel : nom, prénom, nationalité, emploi occupé, qualification, date d’embauchage, date de débauchage, les événements postérieurs à l’embauche, autorisation de travail, nature du contrat (CDD, CDI, Contrat d’apprentissage, Contrat saisonnier, Contrat de travail à temps partiel, etc.).

 

Focus sur le cas des stagiaires…

 

S’il les stagiaires n’étaient pas pris en compte dans la tenue du registre du personnel, les choses ont bien changé car, depuis 2014, ces derniers doivent figurer dans le même registre que celui des salariés de l’entreprise. Par contre, les informations les concernant doivent être inscrites dans un chapitre à part entière pour éviter les confusions. Le nom du maître de stage, l’établissement d’origine, le département d’accueil sont autant d’informations qu’il faut noter dans le registre. En cas de survenance d’un événement au cours du stage, celui-ci doit être mentionné par l’employeur.  Pour les travailleurs détachés, l’entreprise d’origine doit aviser l’inspection de travail de l’existence de l’intention de détacher le ou les salariés avant d’y procéder réellement. Aussi, l’entreprise destinataire du ou des salariés détachés doit recevoir une copie de cette déclaration détachement. Tout comme l’entreprise d’origine, l’entreprise qui accueille le ou les salariés détachés à l’obligation d’inscrire ce(s) dernier(s) dans son propre registre du personnel.

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