Un projet de transformation digitale permet d’adapter le système d’information aux besoins de l’organisation. Bien que les bénéfices du projet de transformation du système d’information semblent évidents a priori pour l’organisation. Comment pouvons-nous fournir les éléments de confort à la direction générale avant d’investir ? Mon expérience digitale en Afrique m’a souvent montré que la formalisation d’un cahier des charges exhaustif est souvent sous-estimée. Mettant en péril le projet de modernisation informatique…
Par notre guestblogger Christelle Eustache
LE CAHIER DES CHARGES, UN PRÉALABLE AU DÉMARRAGE DES PROJETS DE TRANSFORMATION Digitale en Afrique.
Le cahier des charges du système d’information ou encore appelé, « étude de faisabilité » décrit les contours du futur projet informatique. Il permet de rassurer la direction générale dans son projet d’investissement.
Que devrait inclure cette étude ?
· La description des besoins des utilisateurs ;
· Les particularités du futur projet à lancer ;
· Le planning de mise en œuvre ;
· Les dépenses à anticiper ;
· Les prérequis (formation, recrutements, etc.)
L’évaluation du budget est un point délicat pour un projet de transformation digitale en Afrique. Elle devra donner une estimation du coût du projet. Mais aussi du budget d’exploitation une fois le système déployé car la solution informatique devra rester soutenable financièrement pour l’organisation…
LE CAHIER DES CHARGES : UN LIVRABLE ÉLABORÉ COLLABORATIVEMENT
Le cahier des charges est produit par les directions métiers pour les directions métiers et n’est surtout pas un document technique. Pour collecter les informations, la méthode consiste à réaliser des entretiens avec les directeurs d’une part et les collaborateurs d’autre part. Afin d’avoir une appréciation des difficultés rencontrées et leur impact sur la performance des processus…
LA VALIDATION DU CAHIER DES CHARGES : UNE ÉTAPE CRUCIALE
Le processus de validation demeure une étape clé dans l’élaboration du cahier des charges parce qu’il contribue au processus de conduite du changement via l’adhésion des utilisateurs. Il sera donc nécessaire de planifier la phase de validation en plusieurs étapes afin de prendre en compte les retours des différents acteurs qui y auront contribué.
En synthèse, le cahier des charges doit donner une appréciation objective du futur projet de transformation informatique… Et aussi permettre à la Direction Générale de lancer les opérations pré-requises et nécessaires. Afin d’assurer le démarrage du projet d’investissement informatique (formation des personnels, achat de matériels informatiques, appel d’offres pour la fourniture des services informatiques, etc.)…