Dans le contexte de la Pandémie COVID-19, le télétravail est devenu incontournable. Cette situation inédite place de nombreuses équipes face à une organisation du travail nouvelle. Si le télétravail a de nombreux avantages, il nécessite cependant une certaine organisation. Voici quelques conseils pour travailler mieux et plus efficacement.
1. Listez vos tâches et définissez vos priorités
Plus que jamais, la question de l’équilibre entre vie privée et vie personnelle est essentielle. Votre plus gros challenge : trouver vous-même le cadre qui vous convient le mieux pour atteindre vos objectifs.
Commencez par lister tous les projets que vous devez réaliser et sélectionnez les 3 projets les plus importants. Ce sera votre top list, le reste est secondaire. Pour chaque projet, listez 3 tâches principales par semaine, en lien avec cet objectif principal. Lorsque vous accomplissez une tâche, vous ne devez penser qu’à ça. On met le téléphone de côté en activant le mode silencieux.
Conseil : Déléguez les tâches qui peuvent l’être et reportez à plus tard ce qui ne doit pas obligatoirement fait aujourd’hui. Les outils Google Tasks ou Trello peuvent vous être utile pour créer vos to-do lists.
2. Pitié, n’ouvrez pas vos mails dès le matin !
Hier, vous avez dressé une belle to-do list, vous vous installez sereinement à votre bureau, vous ouvrez votre messagerie, et là ! 50 nouveaux mails reçus depuis hier, 80% avec écrit “URGENT !!!!” dans l’objet. Résultat : oubliée la to-do list, vous passez votre journée à répondre aux mails.
Ne laissez pas vos mails guider votre journée au détriment de vos objectifs. Commencez la journée par vos tâches prioritaires et réservez un moment (ou deux) dans la journée pour traiter vos mails. Testez ce qui convient le mieux par rapport à vos responsabilités.
L’objectif que vous devez viser est une messagerie vide (“Quoi ?!”) Et oui, votre boîte mail n’est pas une to-do list. Lorsque vous recevez un nouvel email, traitez-le dans la journée, archivez-le ou ajoutez-le à votre liste de tâches.
Conseil : Pour être plus rapide, limitez vous à 5 phrases de réponses dans vos mails.
3. Faites une introspection en toute sincérité
Certaines organisations fonctionnent chez certains et pas chez d’autres. Faites le point de ce qui marche et de ce qui ne marche pas. Vous êtes plutôt du matin ? Utilisez ce moment pour les tâches qui vous demanderont beaucoup de concentration et laissez les autres pour l’après-midi.
N’oubliez pas de vous faire plaisir avec ce qui vous motive. Une séance de médiation ? Une partie de Fifa ? Un footing ? Identifiez vos leviers de motivation, ce qui vous donne de l’énergie et réservez leur un temps dans votre agenda.
Et surtout, surtout, ne faites pas sauter vos temps de pause. C’est ce temps de pause qui vous permettra d’être plus productif le reste de la journée. Durant ces moments, on se tient le plus possible éloigné(e) du travail (quand vous accomplissez une tâche, vous ne devez penser qu’à ça. Vous vous souvenez ?).
Enfin, soyez bienveillant(e) et indulgent(e) envers vous-mêmes. Vous n’avez pas réussi à terminer vos 3 tâches prioritaires ? Identifiez pourquoi et pensez à demain !
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