Jadis, un outil incontournable au fil du temps, la fiche de poste s’est imposée comme «essentielle» pour le gestionnaire RH en Afrique. A quoi sert-elle ? A quelles difficultés d’élaboration sont confrontés les acteurs RH dans la pratique ? Quelles sont les conséquences d’une fiche de poste mal élaborée ? Réponse dans les lignes qui suivent !
A QUOI SERT-ELLE ?
Plusieurs grands domaines d’activités RH se trouvent étroitement liés à la fiche de poste. Parmi ces activités, citons d’entrée le recrutement. A l’instar de son processus, la fiche de poste est le premier outil élaboré en prélude d’un recrutement avec toutefois des enjeux appréciables en fonction de diverses situations.
Parmi ces situations ; il y a celle dans laquelle le poste n’existe pas et de ce fait la fiche de poste résulte d’un besoin nouveau : habituellement, on parle de « création de poste ». Dans ce contexte, la fiche de poste est qualifiée de « profil de poste » puisqu’il découle d’un profilage de la situation de travail désirée. Celle-ci une fois bien formulée permet la rédaction de l’offre d’emploi.
Ensuite, nous avons ces deux autres situations où une fiche de poste prend tout son sens. Première situation : le poste existe dans l’organisation et est occupé par un agent. Pour ce cas, précisément, la fiche de poste conjuguera deux fonctions : « outil de clarification » pour l’agent et « outil de communication » pour l’organisation. Elle est un outil de clarification, car elle énonce et rappel à l’agent ce qui est attendu de lui, ce dont il dispose comme ressource, ces prérogatives, et où se situe-t-il dans l’organisation… Parallèlement, elle fera office d’outil de communication du fait qu’elle constitue le principal prétexte pour les rencontres d’évaluations (objectives de l’agent). Rappelons-nous que ces occasions sont primordiales à d’autres activités RH en Afrique, telles que la formation, la gestion des carrières, etc.
Pour la seconde situation : le poste existe, mais se trouve être inoccupé. Inoccupé du fait d’un départ dû à une démission, suspension du contrat, licenciement, admission à la retraite …de sorte que cette fiche de poste intervient dans le contexte de ce qui est communément nommé « une vacance de poste ».
Au-delà, l’utilité de la fiche de poste se retrouve également dans la rémunération. Elle permet d’apprécier « la charge de travail » du poste : une notion fondamentale en Ressources Humaines ! Cette appréciation aboutissant d’ailleurs à l’identification et au classement des postes en fonction d’une catégorie socio-professionnelle (obligatoire du point de vue juridique et nécessaire pour déterminer une position par rapport à l’organigramme).
Enfin, la fiche de poste est une occasion d’articuler une Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences selon les problématiques distinctes des organisations : cartographie des emplois et compétences, la pesée des postes nécessaire à la formulation d’une politique de rémunération équitable, la gestion de la compétence ou des talents par rapport à la notion de compétence, ingénierie de la formation, etc.
LES DIFFICULTÉS DANS LA PRATIQUE.
Dans la pratique, une des difficultés est liée à la forme de la fiche de poste. Une difficulté d’ailleurs imputable aux gestionnaires RH en Afrique ! Souvent les fiches de poste sont trop exhaustives (de nombreuses pages) ou mal formulées par rapport à la situation de travail qu’elles sont censées décrire ou totalement décalées d’une réalité possible et réalisable !
L’autre difficulté principale est relative au sens « profond ». Une fiche de poste impose un certain préalable notamment comprendre véritablement l’activité du poste et la reformulée de façon explicite et concise (non pas pour le RH qui la rédige, mais pour l’agent et l’organisation!!). Elle demande donc une certaine dextérité qui ne se limite pas qu’à la forme, mais requiert une réflexion approfondie !
LES CONSÉQUENCES D’UNE FICHE DE POSTE MAL ÉLABORÉE
Les conséquences d’une fiche de poste mal formulée sont nombreuses ! Parmi ceux-ci, il y a celles qui touchent au recrutement : mal formulée la fiche de poste mène à des recrutements « impossibles » dans lesquels, l’organisation cherche des profils « surdimensionnés » parce que mal profilés ou lorsqu’elle y parvient, plus tard celui-ci s’avère être un échec. Quant aux autres conséquences, elles réverbèrent sur toutes les autres activités RH en Afrique avec des problèmes tels qu’un mauvais positionnement en termes de catégorisation professionnelle (avec un risque de requalification juridique portant sur le contrat de travail), de mauvaise base pour la mise en place d’une gestion des carrières, des plans de formation inefficaces, des évaluations problématiques, etc.
QUELQUES PISTES POUR ÉLABORER UNE FICHE DE POSTE
1° Il faut avant tout comprendre le contexte du poste (de quelle entreprise il s’agit ? quel est son cœur de métier ?) Déterminer la mission du poste c’est tout simplement se poser la question : pourquoi le poste existe ? Exemple de réponse : pour un poste de Responsable des Ressources Humain, la mission pourrait être : « assurer la gestion sociale et le développement des Ressources Humaines ». Noter qu’il est commun de trouver dans la littérature du management le terme « raison d’être » qui est en réalité un équivalent de sens à la « mission ».
2° l’usage des verbes d’action ou d’activités en début de phrase est primordial. Elle permet d’écarter toute ambiguïté. Plus ils sont précis, mieux cela l’est !
3° il est fondamental de faire usage des phrases courtes et concises aussi bien pour la mission que les activités ! Pensez à l’usager (l’agent) !
4° si l’option du schéma : activité déclinée en tâches est adoptée pour le contenu de la fiche de poste, il faut veiller à ne pas citer plus de 5 activités phares dans lesquelles se retrouve un maximum de 5 tâches décrites par activité. Au-delà, la fiche de poste est « très » exhaustive et présente un risque important de confusion entre les notions de tâche et celle d’opération ! La tâche est composée d’un ensemble d’opération tandis qu’il faut comprendre l’activité comme étant composé d’un ensemble de tâches. Bien entendu, ces niveaux de précision dépendront du statut de l’agent à qui est destinée la fiche de poste.
5° Le temps d’usage pour la fiche de poste est le mode présent de l’indicatif.
CONCLUSION
En conclusion, la fiche de poste un outil fondamental pour les activités RH ! Elle nécessite donc une prise en charge rigoureuse de la part des acteurs RH. Aujourd’hui, la fiche de poste n’est plus un outil statistique. Elle se trouve être au carrefour des besoins en perpétuelle mutation des organisations (liés à la conjoncture économique) et des aspirations des agents. Ne serait-ce-t-il pas donc déconvenue de l’apprécier comme statique ?
Arnold MININGOU,
Consultant RH